UNIVERSIDAD CATOLICA
BOLIVIANA
ADMINISTRACION DE EMPRESAS
MATERIA: SISTEMAS
DE SOPORTE A LAS DECISIONES
SEMESTRE: 1/2000
DOCENTE: ING.
INDIRA GUZMAN
PARALELO: 2
– MATERIAL PARA EL SEGUNDO CONTROL DEL 14/03/2000
LOS SISTEMAS
DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
A menudo la calidad de la toma de decisiones
se ve influida por la información disponible, de modo que muchas veces no se
toma una decisión mejor por carecer de datos necesarios o porque aun contando
con ellos, no son útiles por estar demasiado enmarañados o difíciles de
digerir, o porque no se dispone de tiempo suficiente para analizarlos.
La capacidad de los ordenadores para extraer
información precisa, concisa y relevante, especialmente a través de los
gestores de base de datos, ha motivado una valoración cada vez mayor de los
dispositivos de proceso de datos y que a ellos se encomiende la tarea de
seleccionar, filtrar y presentar la información al directivo para que éste
cuente con el apoyo necesario. Se trata de evitar el tópico tan repetido de la
falta de información por el exceso de información. No hay que olvidar que el
turbulento entorno empresarial de hoy exige reacciones rápidas y oportunas.
Los equipos y aplicaciones que resuelven el
problema se denominaría genéricamente sistema de apoyo a las decisiones DSS, cuya definición es: UN SISTEMA
INFORMÁTICO INTERACTIVO QUE AYUDA AL USUARIO A LA TOMA DE DECISIONES A LA HORA
DE UTILIZAR DATOS Y MODELOS PARA RESOLVER PROBLEMAS NO ESTRUCTURADOS. ES UN
SISTEMA QUE ESTA BAJO EL CONTROL DE UNO O MAS TOMADORES DE DECISIONES Y QUE
SOPORTA LA TOMA DE DECISIONES PROPORCIONANDO Y ORGANIZANDO UN CONJUNTO DE
HERRAMIENTAS DISEÑADAS PARA EL EFECTO.
ESTAS HERRAMIENTAS OFRECEN ALTERNATIVAS DE DECISIÓN Y POSIBLES RESULTADOS
A OBTENERSE.
El origen histórico de los DSS se encuentra
en dos puntos de referencia de la década de los cincuenta. Por una parte, la
aparición de los primeros ordenadores y la transición hacia los sistemas de
información acaecida en la década de los setenta. Por otra, los trabajos
realizados en el campo de la investigación operativa y la programación lineal
que impulsó el departamento de Defensa de los EEUU desde la 2da. Guerra
mundial. Ambos caminos de investigación y desarrollo se unieron definitivamente
en los primeros años setenta proporcionando los primitivos DSS.
De su definición, los DSS deben ser
interactivos, es decir, tienen que producirse un intercambio entre la máquina y
el que decide, pues de los contrario, estaríamos ante un dispositivo de control
automático. Quien tomará l a decisión es la persona. El ordenador se limitará a
presentar lo programado.
Otro elemento diferenciador que aparece en la
definición es que se aplican a problemas
no estructurados. Cuando la decisión es estructurada, como por ejemplo,
desechar una pieza si sus cotas nominales exceden las tolerancias del plano a
parar la máquina si se alcanza el cupo de producción diario, la decisión es tan
mecánica que no es necesario la presencia humana. Por ello, los DSS se dirigen
hacia la resolución de problemas menos estructurados que típicamente se presentan a los directivos del nivel táctico
o estratégico de la empresa. El ejemplo puede ser el ajedrez, en él existe una
serie de reglas de juego, pero hay una amplia gama de decisiones posibles. Este
es el tipo de problemas que debe resolver un ejecutivo. Para apoyarle se
diseñan y dirigen los DSS.
Los DSS combinan casi siempre las técnicas
analíticas (los modelos) con los mecanismos tradicionales de almacenamiento y
recuperación de datos. Simultáneamente, enfatizan la facilidad de manejo, la
flexibilidad y la simplicidad con la finalidad de llegar al mayor número de
personas posible. Los DSS no sólo buscan los datos que se piden, sino que los
presentan tras un proceso predeterminado que puede ser estadístico, de ordenación,
de validación, de actualización, etc. La presentación debe ser legible,
amigable o ergonómica.
Si un sistema es complicado, tedioso, lento o
difícil de interpretar, acabará cayendo en desuso o sustituyéndose por otras
aplicaciones. La salida de cualquier DSS debe contar con aplicabilidad
inmediata y directa a la solución del problema.
Además los DSS DEBEN INTERACCIONAR CON OTROS
SISTEMAS O APLICACIONES PARA FACILITAR LA EXPLOTACIÓN DE LOS RESULTADOS: tal es
el caso, cuando se desea incluir la salida mediante el procesador de textos
habitual en un informe ejecutivo.
Para lograr sus propósitos, cualquier DSS debe ser capaz de combinar las
mejores características de la decisión humana (intuición, experiencia,
aprendizaje, sentido común, memoria asociativa, etc.) con las propias de los
equipos informáticos (memoria transitiva, velocidad de proceso, exactitud,
capacidad de almacenamiento, etc.)
Para alcanzar
estos objetivos, los típicos DSS suelen disponer de tres tipos de elementos:
SISTEMA ADMINISTRADOR
DE LA BASE DE DATOS (SABD): Aunque existen DSS que no se construyen sobre una base de datos, el
caso más generalizado es que el acceso a los datos se haga a través del sistema
administrador de la base de datos corporativa. Para cumplir sus cometidos, el
SABD debe ser capaz de combinar una gran variedad de orígenes de información y
tomar en consideración tanto las fuentes internas como las externas a la
empresa: esto lo logra medinante la captura automática de los datos buscados a
partir del conocimiento de la dirección física y lógica en la que se
hallan. Ademas de poder acceder a los
datos, realizar preguntas y mostrarlos cuando así se solicite, agregando o eliminando información a la base de datos
a través de un proceso transparente para el usuario. Finalmente, presenta los
resultados de manera comestible para el interlocutor.
SISTEMA
ADMINISTRADOR DE MODELOS (SAM): Es el encargado de facilitar la creación rápida de nuevos
mecanismos de proceso de datos y de catalogar y mantener cuantos modelos prefabricados
existan, de forma que se pueda diferenciar entre los niveles a que apoya cada
modelo. Asimismo, debe interrelacionar los distintos modelos y acceder a ellos
como si se tratara de una base e datos.
Osea el uso de catálogos de modelos de acceso a la información.
SISTEMA
ADMINISTRADOR DE DIALOGOS (SAD): A él se encomienda el manejo de los estilos de presentación: tablas,
gráficos, listados, cuadros, colores, etc. Suele ser capaz de configurar y
gestionar distintos dispositivos de salida, como impresoras, pantallas,
plóters, voces, sensores, etc. Cada vez mas se imponen los entornos gráficos a
base de ventanas, iconos y botones.
Dado el gran número y variedad de necesidades
de información que se presentan ante el directivo, no existe un sistema Universal
de apoyo a las decisiones. Se distinguen
así tres tipos de DSS en función de la orientación principal a que responde su
diseño:
1.
Orientados
a los datos.-
están especializados en recuperar, analizar y validar la información contenida
en los datos. Incluyen aplicaciones muy variadas que van desde la verificación
de redundancias a la búsqueda de inconsistencias, pasando por el cálculo de
mermas, actualización de fechas de caducidad por lotes de producto, etc.
2.
Orientados
a los modelos:
Realizan principalmente simulaciones paramétricas y ejecutan modelos de
optimización y estadísticos. Su fin primordial es facilitar la confección de
modelos nuevos y agilizar las operaciones de cambio o modificación que hay que
introducir en los ya creados.
3.
Orientados
a la presentación:
denominados también sistema de información ejecutiva, destacan pro su capacidad
de generar gráficos, cuadro comparativos y textos muy bien estructurados que
abrevian las tareas de presentación de resultados.
USO DE DSS
Mediante navegaciones, se extrae información
poco valiosa a priori con el fin de contrastar los resultados que se obtendrían
en caso de usarla, se recuperan datos poco relevantes, pero que, en contadas
ocasiones, dan lugar a resultados extraordinarios por inesperados.
Además, la detección de problemas y
oportunidades se simplifica mediante el adecuado tratamiento estadístico y
generación de informes orientados hacia la resolución de un problema prefijado.
La simulación es una técnica ampliamente
utilizada en las empresas modernas, que aporta un valioso conocimiento acerca
del comportamiento de un sistema como respuesta a los cambios producidos en las
variables que intervienen en el problema.
La facilidad de realizar presentaciones
estructuradas de los resultados obtenidos de un DSS acrecienta la creatividad
de las resoluciones y permite, al cruzar datos una mejor coordinación y control
de los efectos buscados.
Si no se dispone de la información perfectamente validada y existen dudas, no se deben usar esos datos.
La toma de decisiones mediante un DSS tiene que ser más efectiva que eficiente. Debe estar siempre bajo el control del usuario del DSS, aunque como sabemos un DSS es generalmente desarrollado utilizando un proceso iterativo de evolución.
Un DSS puede proveer soporte para múltiples decisiones independientes o interdependientes.
Proporciona soporte para la toma de decisiones individuales, de contexto de grupo y grupos ad-hoc. Debe convertirse rápidamente en una útil herramienta en el trabajo de un administrador de empresas.
Los plazos en los cuales tiene que haberse tomado una decisión se convertirán pronto en días, horas y minutos en lugar de semanas, meses o años.
El éxito del uso de un DSS depende de las personas que toman la decisión, del contexto y el DSS por sí mismo.
Por eso es muy importante comprender los beneficios y las limitaciones en el uso de los DSS, tomando en cuenta que normalmente debemos esperar más bien, un beneficio potencial en el uso apropiado de un DSS.
Beneficios del uso de DSS
- Extiende la habilidad en la toma de decisiones para procesar información y conocimiento
- Extiende la habilidad en la toma de decisiones para abordar problemas complejos de larga escala y de gran consumo de tiempo.
- Acorta el tiempo asociado a la toma de decisiones
- Incrementa la confiabilidad en el proceso de toma de decisiones y en encontrar la solución al problema estratégico.
- Estimula la investigación y descubrimiento en la parte de toma de decisiones.
- Revela y descubre nuevos acercamientos al pensamiento del espacio de los problemas o del contexto de la decisión a tomar.
- Genera nuevas evidencias en el soporte de las decisiones o la confirmación de los existentes presunciones.
- Crea una ventaja estratégica y competitiva sobre la competencia empresarial.
Limitaciones en el uso de DSS
- Un DSS no puede ser todavía diseñado para contener en sí el talento de la toma de decisiones humana, como su creatividad, imaginación o intuición.
- La fuerza de un DSS esta limitada por un sistema computarizado en el cual se ejecuta, su diseño y el conocimiento del usuario que lo podría estar utilizando.
- Los lenguajes y interfaces de comando no son todavía tan sofisticados como para permitir el uso de un lenguaje natural del usuarios para su uso o para solicitar sus requerimientos.
- Normalmente un DSS es diseñado para ser estrecho en su campo de aplicación, ya que no se puede generalizar para un contexto de múltiples tomas de decisiones.
Características de un DSS
- Interactividad entre el usuario y el DSS.
- Utilizado en distintos tipos de decisiones (semiestructuradas, no estructuradas).
- Frecuencia de uso (proporcional a la frecuencia de toma decisiones)
- Variedad de usuarios (aplicación en diferentes áreas)
- Flexibilidad (Acoplarse a una variedad determinada de estilos administrativos)
- Desarrollo de los modelos de decisión directamente por el usuario interesado.
- Interacción ambiental. Permite la posibilidad de interactuar con información externa en la definición de los modelos de decisión.
- Comunicación interorganizacional. Facilita la comunicación de información relevante de los niveles altos a los niveles operativos y viceversa a través de las interfaces.
- Diseñado para ayudar al tomador de decisiones y no para reemplazarlo.
- Direccionado a conseguir la efectividad del proceso de toma de decisiones más que la eficiencia.
- Debe estar siempre bajo el control del usuario.
- Proporciona soporte a contextos individuales, de grupo, de equipo específicos.
DESARROLLO DE LOS SISTEMAS
CICLO DE DESARROLLO DE LOS SISTEMAS (Systems Development Life Cycle)
Es un enfoque por etapas de análisis y de diseño, que postula que el desarrollo de los sistemas mejor cuando existe un ciclo específico de actividades del analista y de los usuarios. (No todos pueden estar de acuerdo respecto al número exacto de etapas que conforman el ciclo de desarrollo; sin embargo, se reconoce la importancia de su enfoque sistemático)
Aunque cada etapa se presenta de manera discreta, nunca se lleva a cabo como un elemento independiente, mas bien se realizan al mismo tiempo diversas actividades y éstas llegan a repetirse.
Las siete etapas en el SDLC son:
1. IDENTIFICACION DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS. El analista se involucra en la identificación de los problemas observando de forma objetiva lo que ocurre en una empresa e identificando los problemas en conjunto con los miembros de la organización. Las oportunidades son aquella situaciones que el analista considera que pueden perfeccionarse mediante el uso de los sistemas de información computarizados.
2. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACION. Esto mediante el uso de distintas herramientas: Muestreo, el estudio de los datos y formas usadas por la organización, estrevistas, cuestionarios, la observación de la conducta de quien toma las decisiones, así como de su ambiente.
3. ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA. Que incluyen el uso de diagramas de flujo de datos (puede ser estructurado u orientado a objetos) para representar en forma gráfica la entrada de datos de la empresa, los procesos y la salida de la información. A partir del DFD se desarrolla un diccionario de datos que contiene todos los elementos que utiliza el sistema, sus especificaciones, si son alfanuméricos y el espacio de impresión que requieren. (Si es estructurado, existen tres métodos para el análisis de las decisiones estructuradas: el lenguaje estructurado, las tablas de decisiones y los arboles de decisiones). Las decisiones semiestructuradas (que se toman bajo riesgo), con frecuencia se apoyan en los sistemas de toma de decisiones. El analista las examina de acuerdo con el grado de complejidad del problema y con el número de criterios considerados al llevar a cabo las decisiones. El análisis de criterio múltiple (donde numerosos factores tienen que equilibrarse) también es parte de esta etapa, una de las técnicas es el proceso de intercambio y aplicación de métodos de ponderado. En esta etapa el analista prepara una propuesta del sistema que resume todo lo que ha encontrado, presena un análisis costo/beneficio de las alternativas y plantea las recomendaciones (si existen) de lo que deberá realizarse. En sistemas cada problema es único; y en consecuencia nunca habrá solo una solución correcta.
4. DISEÑO DEL SISTEMA RECOMENDADO, usando la información recolectada se elabora el diseño lógico del sistema de información. Se diseñan procedimientos precisos de captura de datos, interfaz (puede ser el teclado, uso de menús, uso de mouse, etc) que conecta al usuario con el sistema, el diseño de los archivos o bases de datos fundamentalmente, y el diseño de saldas hacia el usuario.
5. DESARROLLO Y DOCUMENTACION DEL SOFTWARE, Se debe trasmitir los requerimientos al programador utilizando técnicas estructuradas como el método HIPO, los diagramas de flujo, los diagramas Nassi-Schneiderman, los diagramas Warnier-Orr y el Pseudocódigo. Se codifican los programas desarrollando la documentación indispensable, incluyendo los manuales de procedimientos. La documentación le dirá al usuario como operar el software y qué hacer en caso de presentarse algún problema.
6. PRUEBAS Y MANTENIMIENTO DEL SISTEMA.. El costo es menor si se detectan los problemas antes de la entrega del sistema, para ello se hacen pruebas con datos tipo y luego utilizando los datos del sistema real. El mantenimiento del sistema y de su documentación empieza en esta etapa y esta función se realizará de forma rutinaria a lo largo de toda la vida del sistema.
7. IMPLANTACIÓN Y EVALUACIÓN DE SISTEMA, que incluye el adiestramiento al usuario planificando la suave trasición que trae consigo un cambio de sistemas. Respecto a la evaluación, toma parte de cada una de las etapas, aunque se plantea como parte integrante de la última etapa del SDLC.
DESARROLLO DE UN SSD
En general, un DSS usa pequeñas cantidades de
datos, no requiere de datos de operaciones en línea, implica un número más pequeño
de usuarios importantes, y tiende a usar modelos
analíticos más sofisticados que los otros sistemas.
Como deben estar adaptados a usuarios
específicos y a clases específicas de decisiones, requieren de una mucha mayor
participación de usuarios para su desarrollo. Además deben ser flexibles y
evolucionar a medida que crece la sofisticación de los usuarios.
ANALISIS
El propósito ya no es simplemente entregar un
sistema en respuesta a un conjunto específico de necesidades de información. El
propósito del análisis de sistemas en el desarrollo de un DSS es identificar un problema y un conjunto de
capacidades que los usuarios consideran de utilidad para llegar a decisiones
sobre este problema.
Estas capacidades son:
·
Representaciones:
conceptualización de la información, pueden ser gráficas, diagramas, informes,
etc.
·
Operaciones:
Manejos lógicos y matemáticos de los datos, como recopilar información,
asignación de riesgos y valores, generación de estadísticas y simulación de
alternativas.
·
Ayudas
a la memoria: Bases de datos, espacios de trabajo, bibliotecas, librerías, elementos que refresquen y actualicen la
memoria.
·
Ayudas
de control: Elementos que ayuden a controlar las actividades de un DSS. Incluye
un lenguaje de software que permite el control por parte del usuarios de las
representaciones, operaciones y memoria.
¿CÓMO SE PUEDE IDENTIFICAR UN PROBLEMA
SUSCEPTIBLE DE TECNICAS DSS?
1.
Los
problemas deben ser identificados por los usuarios
2.
Debe
existir un cuerpo de datos para trabajar con ellos y analizarlos.
3.
El
problema debe ser uno para el cual ninguna fórmula sencilla proporcione una
solución.
4.
Debe
haber una manera sistemática de pensar acerca del problema (gráficos, listas, diagramas, operaciones, etc.) que un
DSS pueda automatizar.
5.
El
problema debe ser suficientemente importante como para invertir el tiempo y la
energía de los grupos de administración, que como sabemos van desde los
supervisores de primera línea hasta los directores.
DISEÑO
Respecto al ciclo de vida de los
sistemas, en un DSS no existe una lista de requerimientos de información, y al principio el usuario no sabe cómo se verá el sistema definitivo.
Por lo tanto un DSS debe usar un método cambiante, evolutivo, iterativo como el
que utiliza el uso de prototipos
Justamente algunas limitaciones del SDLC son:
·
Es muy costoso y consumidor de tiempo. Mucho
tiempo en recopilación de información, documentos de autorización.
·
Es inflexible y desmotiva el cambio. Cuando
se deben realizar las revisiones para asegurarse que los requerimientos sean
satisfechos, en caso de encontrar un error, se debe repetir la secuencia de
actividades.
·
Es poco apropiado para las aplicaciones
orientadas a la toma de decisiones. Las decisiones pueden no tener modelos o
procedimientos bien definidos. No se pueden especificar las necesidades de los
usuarios con antelación. Se necesita la experimentación. Por lo tanto este
elevado nivel de incertidumbre no puede ser fácilmente introducido en el
enfoque del ciclo de vida.
ELABORACIÓN DE PROTOTIPOS.
Es un proceso de desarrollo de un sistema no funcional rápido y barato
para demostración y evaluación, de manera que los usuarios puedan determinar
mejor sus requerimientos de información. El prototipo avalado por los usuarios
puede ser usado como marco de referencia para crear el sistema definitivo.
El
prototipo es una versión operativa
preliminar de un sistema de información o parte del sistema, para fines de
demostración y evaluación. Es sólo un modelo preliminar. Una vez que opera, el
prototipo será luego mejorado hasta que se apegue exactamente a los
requerimientos de los usuarios. Para muchas aplicaciones el prototipo puede ser
extendido y mejorado una y otra vez antes de aceptar el diseño final, es
ITERATIVO porque es un proceso de repetición de los pasos una y otra vez al
construir el sistema: diseño preliminar, probarlo, afinarlo y probarlo de
nuevo.
El
prototipo no tendrá los toque finales de un sistema ya terminado, como
informes, secciones de archivos y operaciones de entrada complejas, pero estará
disponible a una evaluación de usuarios. Es menos formal.
Incluso
el análisis, el diseño y la implantación ocurren al mismo tiempo.
ETAPAS
DE LA CONSTRUCCION DE PROTOTIPOS:
1.
Identificar los requerimientos básicos del
usuario.
2.
Desarrollar un prototipo inicial.
3.
Uso de prototipo.
4.
Revisión y mejora del prototipo.
IMPLANTACIÓN
Con
un DSS, no existe una etapa específica de implantación. Los usuarios ven cómo
crece continuamente y se va desarrollando. Los desarrolladores deben documentar
la aplicación para asegurar su portabilidad, mantenimiento e independencia de
los usuarios.
FACTORES PARA EL
ÉXITO Y FRACASO DE UN DSS.
Parámetros de éxito de un sistema:
1.
Nivel
elevado del uso del sistema.
2.
Satisfacción
de los usuarios con el sistema.
3.
Actitudes
favorables de los usuarios.
4.
Objetivos
alcanzados.
5.
Recuperación
financiera, puede ser mediante reducción de costos o al incrementar las ventas
o las utilidades.
Los factores más importantes de éxito de un
DSS son la capacitación, involucramiento y la experiencia de usuarios; el apoyo
de la alta dirección, el nivel de utilización; la novedad de la aplicación.
El éxito se define como las mejoras
percibidas en la toma de decisiones y la satisfacción general con el DSS. Recuperación sobre la inversión.
BIBLIOGRAFIA
·
ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS, Kendall & Kendall – Prentice Hall
·
SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA DIRECCION, Manfredo Monforte - Piramite
·
ADMINISTRACION DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION, Laudon & Laudon –
Prentice Hall
·
SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN, James A.Senn – Grupo
Editorial Iberoamerica
· SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA TOMA DE DECISIONES, Daniel Kohen
· DECISION SUPPORT SYSTEMS IN THE 21ST. CENTURY, George Marakas